FAQ - Vergabeoptimierung

Ist Vergabeoptimierung schwieriger als das Arbeiten mit Excel?

Nein, deutlich einfacher. Die Auswahloptionen sind für Einkäufer gemacht und auf das Thema Vergabe ausgerichtet. Und Auswertungen werden automatisch auch als Grafiken dargestellt. Aber sie können natürlich auch exportiert und in Excel weiterbearbeitet werden. Man weiß ja nie...

Woran erkenne ich, dass ich Vergabeoptimierung einsetzen sollte?

Wenn

  • Sie verschiedene Standorte zu versorgen haben
  • Sie eine Vielzahl von Produkten / Dienstleistungen / Materialien auszuschreiben haben
  • Ihre Lieferanten regionalen oder Kapazitätsbeschränkungen unterliegen
  • Sie regional unterschiedliche Anforderungen und Vergabeprioritäten berücksichtigen müssen
  • Sie die optimale Multiple-Source-Strategie brauchen
  • Sie die Stärken / Schwächen Ihrer Stammlieferanten austarieren möchten
  • Sie Frachtkosten und / oder Wechselkosten erfassen und optimieren wollen
  • Ihre Excel-Auswertung an die Grenze der Komplexität gestoßen ist
  • Sie die Kosten gewisser Vergabepräferenzen darstellen wollen
  • Sie die Diskussion in einem Entscheidungsgremium moderieren.

Was ist ein Szenario?

Ein Szenario beschreibt die Regeln für ein denkbares Vergabepaket. Jedes denkbare Vergabepaket erfüllt eine Anzahl vorgegebener Randbedingungen („Constraints“). Je mehr Randbedingungen, desto komplexer das Szenario.

Was ist eine Geschäftsregel („Constraint“)?

Eine quantitative oder qualitative Anforderung an die Vergabeentscheidung. Beispiele:

  • Vergabe an mindestens 2, höchstens 5 Lieferanten
  • Vergabe von mindestens 50% des Einkaufsvolumens an Lieferanten aus Deutschland.

Was bedeutet Optimierung?

Die optimale Lösung ist die kostengünstigste Vergabeentscheidung, die alle Randbedingungen dieses Szenarios erfüllt. Spezielle mathematische Algorithmen sorgen dafür, dass die Berechnung des Grenzwertes (Minimums) sekundenschnell ausgeführt wird.

Für manche Szenarien gibt es keine Lösung. Auch das ist ggf. eine wichtige Information.

Wie viele Einzelinformationen (Preispunkte) kann die von source:net eingesetzte Software verarbeiten?

Hunderttausende und mehr. In der Größenordnung von 1 Million und darüber werden die Rechenzeiten etwas länger.

Welche Typen von Geschäftsregeln werden unterstützt?

Grundsätzlich wird zwischen Geschäftsregeln des Auftraggebers (Einkauf, Fachbereich, Management) und Geschäftsregeln der Lieferanten unterschieden.

Die üblichen Auftraggeber-Geschäftsregeln beziehen sich auf die internen Anforderungen, wie zum Beispiel:

  • Laufende Verträge: „Da wir noch einen Vertrag mit dem Bestandslieferanten haben, muss dieser mindestens einen Auftrag für 100.000 € erhalten.“
  • Qualitätsanforderungen: „Es darf nur an intern zertifizierte Lieferanten vergeben werden.“
  • Risikominimierung: „Ein Standort muss mindestens von 2 unabhängigen Lieferanten beliefert werden, wobei einer davon Bestandslieferant sein muss.“

Die üblichen Lieferanten-Geschäftsregeln beziehen sich zum Beispiel auf:

  • Kapazität: „Wir können nicht mehr als 3.000 Paletten pro Woche nach München liefern.“
  • Rabatte und Pakete: „Falls wir alle Transporte nach Spanien und Portugal bekommen, können wir einen Rabatt von 15% auf alle Insellieferungen nach Spanien geben.“

Zusätzlich können alternative Spezifikationen, Tarifmodelle und preisgestaltende Faktoren berücksichtigt werden. So werden zum Beispiel

  • abweichende Laufzeiten bei Transportausschreibungen,
  • alternative Grammaturen bei Verpackungsausschreibungen,
  • zusätzliche Produktvarianten bei Hardwareausschreibungen etc. modelliert.

Diese Geschäftsregeln werden mit Hilfe folgender Constraints modelliert:

  • Allocation constraints stellen Verteilungsregeln auf. ('Mindestens 50% an Bestandslieferanten' / ...)
  • Limits constraints definieren Schwellwerte. (Kapazitätsgrenzen / Minimum sinnvoller Auslastung / ...)
  • Qualitative constraints definieren Leistungsanforderungen. (Zertifizierungen / Lieferzeiten / ...)
  • Discount constraints bilden Rabatte und Sonderkosten ab. ('3% Rabatt bei Erreichen eines Gesamtumsatzes' / ...)

... weitere Constraints können im gemeinsamen Gespräch erarbeitet und ergänzt werden.